Kesediaan Dokumen, Pengeluaran, dan Pembatalan
Dokumen rasmi bergerak melalui kitaran hayat yang dikawal. Sistem menyemak rekod pada setiap peringkat, tetapi Staf tetap perlu mengesahkan individu, jenis dokumen, dan maklumat sumber sebelum meneruskannya.
Tersedia sekarang. Semakan terakhir: 9 September 2026.
- 1Draf
- 2Dihantar
- 3Disahkan
- 4Dikeluarkan
Membawa dokumen melalui kitaran hayatnya
Semak, pralihat, dan keluarkan rekod rasmi
- Buka daftar dokumen (
/staff/documents) dan sahkan murid, jenis dokumen, serta status kitaran hayat semasa. - Semak draf yang dihantar. Jika terdapat ralat atau maklumat tidak lengkap, klik Kembalikan untuk Pembetulan dan masukkan catatan penjelasan supaya penulis draf boleh meminda rekod tersebut.
- Klik Sahkan (Verify) sebaik sahaja pendaftaran murid, pencapaian akademik, gred, dan profil penandatangan sekolah disahkan.
- Klik Pralihat (Preview) untuk memeriksa susun atur PDF dan ketepatan data dalam dialog pralihat terbenam.
- Klik Keluarkan (Issue). Jika jenis dokumen ialah borang terkawal (seperti sijil graduasi atau transkrip rasmi), pilih borang sedia ada daripada menu inventori stok fizikal.
- Sahkan pengeluaran. Pengeluaran merekodkan dokumen arkib secara kekal dalam daftar. Pencetakan fizikal diselesaikan sebagai langkah berasingan.
Membatalkan dokumen yang telah dikeluarkan (Voiding)
Batalkan dokumen rasmi dengan selamat
- Cari dokumen yang telah dikeluarkan dalam daftar dokumen.
- Klik tindakan Batal (Void).
- Masukkan sebab yang wajib dan terperinci dalam kotak dialog pengesahan (contohnya: kesilapan perkeranian, stok fizikal rosak, atau pembatalan tatatertib).
- Sahkan tindakan batal. Status dokumen berubah secara kekal kepada Dibatalkan (Voided), mengekalkan jejak audit dalam daftar.
Apa yang berlaku seterusnya
Pengeluaran merekodkan hasil rasmi dalam daftar dokumen. Pembatalan mengekalkan rekod dan sebab bagi tujuan pematuhan audit. Ralat data sumber mesti diperbetulkan dalam rekod induk sebelum draf gantian dibuat.
Panduan berkaitan
Untuk masalah kitaran hayat dokumen atau daftar, lihat Penyelesaian Masalah Staf.
Penyelesaian Masalah
Murid atau jenis dokumen yang salah dipilih
Jangan keluarkan dokumen. Jika masih dalam status draf atau semakan, kembalikan untuk pembetulan atau batalkan draf mengikut dasar sekolah.
Dokumen telah pun dikeluarkan
Jangan keluarkan salinan lain daripada draf baharu. Semak daftar, kemudian ikuti prosedur penggantian atau pembatalan dokumen sekolah.
Nombor siri borang terkawal tiada
Pastikan stok fizikal telah diterima dan direkodkan di bawah Dokumen Rasmi dan Stok Terkawal. Anda tidak boleh mengeluarkan dokumen terkawal tanpa stok sedia ada.
Dokumen mesti dibatalkan
Sahkan rekod, sebab, dan kuasa sekolah terlebih dahulu. Masukkan sebab audit yang jelas semasa membatalkan supaya daftar mengekalkan sejarah pematuhan sepenuhnya.